Ein IKS ist wirksam, wenn Kontrollen unabhängig und häufig erfolgen. Eine Alibiübung ist es, wenn es nur für das jährliche Testat existiert.
Ein adäquater Umgang mit Risiken ist für jede Organisation Pflicht.
Um Risiken effektiv im Griff behalten zu können, braucht es ein wirksames Internes Kontrollsystem (IKS), keine Alibiübung. Leider sind aber viele IKS nicht genügend wirksam. Daran hat der Gesetzgeber eine Mitschuld, da er nur die Existenz eines IKS verlangt.
Lesen Sie dazu meinen kürzlich im WEKA-Verlag erschienenen Artikel.
PRAXIS-TIPP: Wenn ein IKS existiert, heisst das nicht, dass es gelebt wird! Das IKS wird gelebt, wenn
a) Vorgesetzte und Organe zeitgerecht zu kritischen Informationen kommen, und
b) das IKS von Mitarbeitenden als sinnvoll und hilfreich für ihre Arbeit empfunden wird.
Wenn das IKS von den Mitarbeitenden nicht «gelebt» werden kann, ist das IKS nicht wirksam. Es ist eine Alibiübung. Um das zu ändern, braucht es eine operationelle Überprüfung. Wenn Sie das anpacken wollen, stehe ich gerne für ein Erstgespräch zur Verfügung.
Die mangelhafte operative Umsetzung führt dazu, dass das IKS von den Mitarbeitenden nicht «gelebt» werden kann. Und so wird das Risikomanagement zum organisatorischen Tiger ohne Zähne.
Veruntreuung: «Wie konnten 276 Transaktionen unbemerkt bleiben?»
Ein krasser Fall aus einer Stadtverwaltung. Gottseidank nicht aus der Schweiz. Und dennoch ein Lehrstück für Schweizer Gemeinden. Denn nicht alle Kantone kennen ein IKS-Obligatorium für Gemeinden und andere hinken mit der IKS-Umsetzung hinterher.
Zum Fall. Ausgelöst durch einen Fehlbetrag in der Stadtkasse Klagenfurt in der Höhe von € 1,76 Mio. haben externe Prüfer festgestellt, dass «276 Einzeltransaktionen in einer Höhe bis zu 140.000 Euro transferiert werden konnte, ohne dass irgendein Kontroll-/Alarmsystem angeschlagen hat.»
Die Untersuchung zeigte denn auch, «dass es … kein Gesamtkonzept für ein geschlossenes, alle Organisationsbereiche umfassendes internes Kontrollsystem (IKS) gibt.»
«… die Stadt [beschäftigte] sich zwar bereits 2007 mit Fragen zum internen Kontrollsystem … . Dieser Schritt wurde 2010 «aufgrund politischer Überlegungen» wieder rückgängig gemacht.»
Unabhängig von der gesetzlichen Situation wäre ein angemessen ausgestaltetes Internes Kontrollsystem (IKS) ein unverzichtbares Element guter Organisationsführung.
Viele Organisationen haben dieses Thema in den vergangenen 20 Jahren auch angepackt. Es existieren Prozessdokumentationen; es wurden Risiko- und Kontrollinventare erstellt. Diese Kontrollen sind aber selten unabhängig und häufig genug.
Leder sind Leitungsorgane damit immer noch zufrieden, obwohl das IKS so kaum wirksam ist. Wieso? Sie schauen (nur) auf das jährliche Testat des Rechnungsprüfungsorgans für die Existenz des IKS. Obwohl der Gesetzgeber tatsächlich bloss diese Prüfung verlangt, ist das nicht im Interesse eines sorgfältigen Umgangs mit Risiken. Dazu kommt, dass die Ausgaben für die Erstellung des IKS ohne wirksame operative Umsetzung verpuffen.
PRAXIS-TIPP: Wenn Sie Vorgänge wie in Klagenfurt entdecken wollen, müssen Kontrollen unabhängig und häufig erfolgen. Nutzen Sie IT-Tools für einen verbindlichen und verlässlichen IKS-Prozess. Wenn Sie das anpacken wollen, stehe ich gerne für ein Erstgespräch zur Verfügung.